بعد التنزيل: حزمتك ونسختك المعتمدة

ما في حزمتك وكيف تفتحها

1. افتح ملف zip الذي نزّلته. فيه مجلدان: QMS/AR للعربية وQMS/EN للإنجليزية.

2. في كل مجلد:

   • 00-INDEX.txt: قائمة الملفات ومن أين تبدأ؛
   • ابدأ من هنا (00-Start-Here): أول خطوات تشغيل نظام الجودة؛
   • الوثائق الرئيسية: الإقرار ودليل الجودة والسياسة والهيكل وقائمة الوثائق؛
   • مجلد Procedures: الإجراءات؛
   • مجلد Forms: النماذج والسجلات، كل نموذج في ملف مستقل.
3. ثبّت خط IBM Plex Sans Arabic على جهازك لتظهر الصفحات كما صُممت.

ابدأ بفتح 00-INDEX.txt في مجلد لغتك، ففيه قائمة الملفات ومن أين تبدأ.

أسماء الملفات بالإنجليزية لأن ويندوز يحدّ طول أسماء الملفات ومجلداتها، ومحتوى كل ملف بلغة مجلده.

كيف تُصدر نسختك المعتمدة

الحزمة تصلك جاهزة للمراجعة. الاعتماد قرار منشأتك، وتُجريه أنت في ملفات Word بهذه الخطوات:

1. يراجع من يعتمد الوثائق في منشأتك محتوى كل وثيقة، ويكمل ما يلزم في ملف Word.
2. يحذف سطر الحالة من ترويسة الوثيقة، والشريط في صدرها.
3. يوقّع خانة الاعتماد ويؤرّخها، ويختم النسخة بختم المنشأة.
4. يقيّد الاعتماد في «سجل الإصدارات والتعديلات» وفي «قائمة الوثائق الرئيسية».
5. يحدّث حالة الوثيقة في الإقرار حيث تُذكر.

وهذه الخطوات نفسها مكتوبة في ملف «ابدأ من هنا» (00-Start-Here) داخل حزمتك.

بعدها املأ السجلات واجمع الأدلة أثناء التشغيل. قرار الجهة الرقابية مستقل عن هذه الوثائق.

التعديل في Word

ملفاتك Word قابلة للتحرير بالكامل.

1. افتح الوثيقة وعدّل ما تحتاجه.
2. صحّح هنا أي خطأ صغير في الاسم أو العنوان، لأن بيانات المنشأة في حسابك تُقفل بعد إنشاء الحزمة الأولى.
3. إذا غيّرت وثيقة بعد اعتمادها، فقيّد التعديل في «سجل الإصدارات والتعديلات» وارفع رقم إصدارها.

وإذا فتح Word الملف بطريقة عرض محمية، فاختر «تمكين التحرير» لتعدّله.

تغيير إجاباتك وإنشاء الحزمة من جديد

بعد إنشاء حزمتك الأولى:

1. بيانات المنشأة مقفلة: الاسم والسجل والترخيص والعنوان والأشخاص والشعار ورمز الوثائق. التصحيحات الصغيرة تُجرى في ملفات Word.
2. إجابات أسئلة نشاطك ومنتجاتك وموقعك تبقى قابلة للتغيير ضمن نشاطك الرئيسي، مثل الأصناف المعقَّمة أو الصيانة أو المواقع الإضافية.
3. بعد تغيير إجابة أكّد البيانات من جديد، ثم أنشئ الحزمة. لك 3 مرات إنشاء في كل 30 يومًا، بلا دفع جديد ضمن حزمتك المدفوعة.
4. الحزمة الجديدة تحلّ محل السابقة في حسابك، فنزّل حزمتك الحالية قبل إعادة الإنشاء إن أردت الاحتفاظ بها.
5. تغيير النشاط الرئيسي يعني فئة سعر أخرى وحزمة أخرى، فراسل الدعم لذلك.