حدد نشاط منشأتك
ابدأ بالدور الذي تؤديه المنشأة فعليًا، ثم حدد الأجهزة والمواقع والعمليات التي تدخل في نطاق عملها. قد تجمع المنشأة أكثر من نشاط؛ دوّن مسؤولية كل فريق والعلاقة بين الأنشطة.
المستورد
اربط بيانات الجهاز والمصنّع والمورّد بطلب الشراء والشحنة والاستلام. يساعد هذا التسلسل على متابعة ما دخل إلى المنشأة، وكيف جرى التحقق منه، وأين حُفظ أو أُرسل.
- قائمة المنتجات والمصنّعين والمورّدين ومسؤوليات التواصل معهم.
- سجلات الشحن والاستلام والتحقق من حالة الأجهزة وظروف نقلها.
- تعريف الأجهزة أو الدفعات والجهات التي استلمتها لتيسير التتبّع.
الموزع
نظّم انتقال الجهاز من استلامه إلى تسليمه للعميل، مع الحفاظ على معلومات التعريف وظروف المناولة. اجمع الملاحظات والشكاوى واربطها بالجهاز والعميل والإجراء المتخذ.
- التحقق عند الاستلام والفصل بين المخزون المعدّ للتوزيع والمخزون الذي يحتاج معالجة.
- تجهيز الطلبات والتسليم والتتبّع عبر بيانات الجهاز والعميل.
- إجراءات المرتجعات والشكاوى والتواصل عند الحاجة إلى إجراء تصحيحي.
المستودع
صف مناطق التخزين والاستلام والتجهيز، والأجهزة المخزنة، وظروف حفظها ومناولتها. اربط حركة المخزون بسجلات الاستلام والصرف والجرد، وحدد المسؤول عن متابعة ظروف التخزين والتعامل مع الانحرافات.
- تحديد المواقع والمناطق والمسؤوليات ومعدات المناولة.
- تمييز المنتجات والدفعات وتنظيم الجرد وتتبع حركة المخزون.
- تنسيق الحفظ والنقل والتسليم، وتوثيق مسؤوليات الأطراف عند تخزين منتجات لجهات أخرى.
الممثل المعتمد
اجعل العلاقة مع المصنّع واضحة في نطاق التمثيل وطرق التواصل والمسؤوليات. نظّم الوثائق والمراسلات حسب المصنّع والجهاز، حتى يمكن الرجوع إلى آخر المعلومات ومتابعة الموضوعات المفتوحة.
- اتفاقيات التمثيل وبيانات التواصل وتوزيع المسؤوليات.
- متابعة معلومات الأجهزة والمراسلات والطلبات الواردة.
- تنسيق الشكاوى ومعلومات السلامة والإجراءات التصحيحية مع المصنّع والأطراف المعنية.
المصنّع المحلي
اربط متطلبات الجهاز بمراحل الإنتاج والفحص والسجلات التي تثبت تنفيذها. حدّد من يراجع الوثائق، ومن يراقب العملية، وكيف تُعالج التغييرات والنتائج غير المطابقة.
- المنتجات وملفاتها الفنية والمواد والمورّدون ومراحل الإنتاج.
- مسؤوليات الجودة والإنتاج والفحص وتعريف الأجهزة وتتبعها.
- الشكاوى ومتابعة ما بعد البيع والإجراءات التصحيحية وسجلاتها.
من النشاط إلى الحزمة
تعالج حزمة جودة الأجهزة الطبية وثائق النظام وإجراءاته ونماذجه بحسب نشاط المنشأة وبياناتها. جهّز وصفًا واضحًا للأجهزة والمواقع والأدوار والعمليات التي تنفذها قبل تعبئة أسئلة الحزمة.